CO form S – Hưởng trọn ưu đãi thuế quan thông qua tối ưu chứng nhận xuất xứ hàng hóa đi Lào

CO form S – Giấy chứng nhận xuất xứ CO mẫu S – (Certificate of Origin Form S). Đây là loại chứng từ thường được sử dụng đối với các loại hàng hóa xuất khẩu sang Lào. Theo đó, khi hàng hóa của Việt Nam xuất khẩu sang Lào sẽ được hưởng ưu đãi thuế quan theo Hiệp định Việt Nam – Lào.

Tuy nhiên, để thật sự tối ưu chứng nhận xuất xứ hàng hóa form S nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và hưởng trọn ưu đãi từ hiệp định thương mại trong việc cắt giảm/ xóa bỏ thuế quan theo quy định, doanh nghiệp cần nắm trọn các lưu ý quan trọng dưới đây!

Điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp gia tăng sự chấp thuận và ưu đãi thuế quan

Một số yếu tố căn bản quyết định doanh nghiệp có được sử dụng CO form S không?

Doanh nghiệp cần xin giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form S ở đâu?

Hiện tại ở nước ta có 2 cơ quan có thẩm quyền được phép cấp mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa:

• Bộ Công Thương và phòng xuất nhập khẩu
• Phòng công nghiệp và thương mại Việt Nam

Mỗi cơ quan được cấp một số loại CO nhất định như:

• VCCI: CO form A, B…
• Các phòng Quản lý xuất nhập khẩu của Bộ công thương cấp CO form D, E, S…

Trong một vài trường hợp, Ban quản lý KCX-KCN sẽ được Bộ Công thương ủy quyền cấp CO. Hiện nay, tại Việt Nam có 19 Phòng quản lý XNK trên khắp cả nước, có chức năng cấp CO form S, bao gồm:

• Phòng Quản lý XNK khu vực Bình Dương
• Phòng Quản lý XNK khu vực Đà Nẵng
• Phòng Quản lý XNK khu vực Đồng Nai
• Phòng Quản lý XNK khu vực Hà Nội
• Phòng Quản lý XNK khu vực Tp. Hồ Chí Minh
• Văn phòng đại diện tại TP HCM (hỗ trợ kỹ thuật eCoSys khu vực miền Nam)
• Phòng Quản lý XNK khu vực Cần Thơ
• Phòng Quản lý XNK khu vực Hà Tĩnh
• Phòng Quản lý XNK khu vực Hải Dương
• Phòng Quản lý XNK khu vực Khánh Hòa
• Phòng Quản lý XNK khu vực Lạng Sơn
• Phòng Quản lý XNK khu vực Lào Cai
• Phòng Quản lý XNK khu vực Nghệ An
• Phòng Quản lý XNK khu vực Ninh Bình
• Phòng Quản lý XNK khu vực Quảng Ninh
• Phòng Quản lý XNK khu vực Thái Bình
• Phòng Quản lý XNK khu vực Thanh Hóa
• Phòng Quản lý XNK khu vực Thừa thiên Huế
• Phòng Quản lý XNK khu vực Tiền Giang
• Phòng Quản lý XNK khu vực Vũng Tàu

Với những hàng xuất khẩu không được cấp CO thì sẽ yêu cầu cơ quan chức năng nước nhập khẩu, đề nghị của doanh nghiệp,.. Để có thể xin cấp CO về thực trạng của hàng hóa.

Thời gian doanh nghiệp xin cấp CO form S như thế nào?

• Thời gian nhận hồ sơ: Sáng 7h30 – 11h00, Chiều 13h30 – 16h00
• Thời gian trả hồ sơ: Sáng 8h00 – 11h30, Chiều 14h00 – 16h30

– Trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu qua đường hàng không: Thời gian cấp CO không quá 04 giờ làm việc kể từ thời điểm người đề nghị cấp CO nộp hồ sơ đầy đủ hợp lệ.

– Trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu bằng đường biển và các phương tiện khác : Thời gian cấp CO không quá 08 giờ làm việc kể từ thời điểm doanh nghiệp đề nghị cấp CO nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

– Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ qua đường bưu điện : Thời gian cấp CO là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận ghi trên bì thư.

– Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ qua hệ thống mạng Internet: Ưu tiên giải quyết trước – chậm nhất cũng không quá 4 giờ làm việc kể từ khi Tổ chức cấp CO nhận được hồ sơ bằng giấy đầy đủ và hợp lệ của thương nhân theo quy định hiện hành.
– Tổ chức cấp CO có thể tiến hành kiểm tra tại nơi sản xuất trong trường hợp có căn cứ rõ ràng cho thấy việc kiểm tra trên hồ sơ là chưa đủ để cấp CO hoặc phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật đối với các CO đã cấp trước đó. Thời hạn xử lý việc cấp CO đối với trường hợp này không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp đề nghị cấp nộp hồ sơ đầy Lào

>>Lưu ý: Đối với các thông tin, sổ sách chứng từ trong doanh nghiệp gia công, chế xuất, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến vấn đề lưu trữ hồ sơ hải quan ít nhất 5 năm kể từ thời điểm đang hoạt động để phòng khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan. Theo đó, các vấn đề đặc biệt quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu tâm như:

• Kiểm tra sau thông quan – Những điều doanh nghiệp cần biết
• Báo cáo quyết toán hải quan: Xử lý chênh lệch nguyên vật liệu, xử lý phế phẩm, phối hợp giữa các phòng ban
• Trị giá hải quan
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Thuế xuất nhập khẩu doanh nghiệp đang chịu 
• Điều kiện INCOTERMS & các vấn đề thanh khoản

Căn cứ pháp lý doanh nghiệp cần tuân thủ khi hoàn thiện giấy chứng nhận xuất xứ CO form S như thế nào?

Doanh nghiệp cần ‘chủ động’ tránh rơi vào các trường hợp bị bác bỏ CO form S sau:

Trong một số trường hợp, đơn xin cấp CO Form S của nhiều doanh nghiệp sẽ bị từ chối do mắc những ‘lỗi’ phổ biến, như:

• Hồ sơ xin cấp CO Form S không chính xác hoặc sai với quy định của BCT;
• Chưa hoàn thiện chứng từ còn thiếu của lần xin CO Form S trước;
• Doanh nghiệp có những sai phạm, gian lận trong thương mại và quá trình xin cấp CO;
• Không cung cấp đủ chứng từ theo quy định;
• Bộ hồ sơ không có sự đồng nhất về nội dung giữa các chứng từ;
• Chứng từ có dấu hiệu tẩy xóa, viết tay;
• Doanh nghiệp không chứng minh được nguồn gốc của hàng hóa…

Điểm mấu chốt doanh nghiệp cần lưu ý để tăng sự chấp thuận và ưu đã thuế quan đối với CO form S

Doanh nghiệp cần lưu ý khi ‘check’ CO form S và bộ hồ sơ đi kèm

Thông thường, nhiều doanh nghiệp bị bác bỏ giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mà không biết nguyên nhân do đâu, có thể là doanh nghiệp đã sơ xuất trong:

• Thông tin hàng hóa
• Thông tin xuất xứ không chính xác hoặc thiếu minh bạch
• Thiếu chữ kỳ và xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền
• Thời hạn chứng nhận
• Chưa đáp ứng các quy định đặc biệt của nước nhập khẩu (Ấn Độ)
• Vấn đề từ chứng từ đi kèm…

>>Khuyến nghị:

– Am hiểm quy trình, pháp luật liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của các thành viên ASEAN đi Ấn Độ bao gồm: luật thuế quan, quy định về xuất xứ, và quy tắc đặc biệt cho từng loại hàng hóa (mã HS, trị giá hải quan…) theo hiệp định thương mại Việt – Lào gồm:

• Hiệp định về hàng hóa
• Hiệp định về dịch vụ
• Hiệp định về đầu tư nhằm hình thành khu vực thương mại Việt – Lào

– Chứng nhận xuất xứ hàng hóa và tài liệu liên quan đảm bảo tính chính xác và thống nhất:

+ Doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về form mẫu – định dạng – thông tin điền trên chứng từ

+ Đảm bảo tất cả các CO và tài liệu được chứng thực và xác nhận bởi cơ quan chứng nhận có thẩm quyền hoặc đại sứ quán của nước xuất khẩu (vd: Việt Nam)

+ Xác định đúng mã HS để đảm bảo tính chính xác trong quá trình xác nhận chuyển đổi mã số hàng hóa giữa NVL đầu vào và TP sản xuất (Change of Tariff Classification – CTC)

+ Sử dụng BOM kỹ thuật khi tính toán tỷ lệ và thể hiện trên BOM giải trình:

• Thiếu/thừa các đầu mã NVL so với thực tế
• Sai sót về hệ số định mức so với thực tế

+ Tên hàng, mã HS trên bảng BOM giải trình giống với tờ khai và các chứng từ trong hồ sơ hải quan

+ LVC/RVC phản ánh đúng hàm lượng nội địa/khu vực của sản phẩm xuất khẩu, và thiếu các chứng từ chứng minh nguồn gốc của các NVL đầu vào

+ Không kiểm soát tồn với các tờ khai, hóa đơn đưa vào chứng nhận xuất xứ hàng hóa

– Thường xuyên kiểm tra và cập nhật các tài liệu hay giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form AI để đảm bảo mọi chứng từ không bị hết hạn trước khi hàng hóa nhập khẩu vào Ấn Độ;

– Hợp tác chặt chẽ với đại diện hải quan tại cảng nhập khẩu để kịp thời bổ sung – sửa đổi – xử lý các phát sinh ngoài ý muốn tại biên giới về hàng hóa và chứng nhận xuất xứ CO form S.

– Nhờ đến sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về hỗ trợ xin cấp – rà soát CO để tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính hợp lệ cao nhất.

Doanh nghiệp cần lưu ý khi ‘check’ CO form S và bộ hồ sơ đi kèm cả về mặt hình thức và mặt nội dung:

Doanh nghiệp cần lưu ý khi ‘check’ CO form S về mặt hình thức:

• CO phải có dòng chữ FORM S
• Số tham chiếu: mỗi CO có một số tham chiếu riêng.
• Các tiêu chí trên CO phải được điền đầy đủ theo quy định.
• Kích thước, màu sắc, ngôn ngữ và mặt sau của CO phải theo đúng quy định của các Hiệp định và các văn bản pháp luật có liên quan.

(Đối với CO form S sẽ có  hồng)

Doanh nghiệp cần lưu ý khi ‘check’ CO form S về mặt nội dung:

– Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền cấp CO của nước xuất khẩu:

• Chữ ký của người cấp CO phải thuộc danh sách chữ ký của Phòng cấp CO đã được Tổng cục Hải quan thông báo.
• Chữ ký của người có thẩm quyền cấp CO phải còn thời hạn hiệu lực.

– Các thông tin khác trên chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form S:

+ Nhà nhập khẩu: tên nhà nhập khẩu trên CO phải phù hợp với tên nhà nhập khẩu trên tờ khai hải quan.

+ Mô tả hàng hóa: hàng hóa mô tả trên CO phải phù hợp với hàng hóa khai báo trong tờ khai hải quan và các chứng từ khác.

+ Mã HS trên chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO:

• Trường hợp có sự khác biệt về phân loại mã số HS giữa nước thành viên xuất khẩu và nước thành viên nhập khẩu nhưng không làm thay đổi bản chất xuất xứ hàng hóa thì xem xét chấp nhận.
• Xác định đúng mã HS để đảm bảo tính chính xác trong quá trình xác nhận chuyển đổi mã số hàng hóa giữa NVL đầu vào và TP sản xuất (Change of Tariff Classification – CTC)
• Việc xác định chính xác mã HS code ảnh hưởng trực tiếp đến mức thuế doanh nghiệp phải chịu cũng như tình tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp vì thế để đảm báo sử dụng mã HS chính xác tuyệt đối doanh nghiệp nên nhờ đến sự cố vấn của các chuyên gia cấp cao có nhiều kinh nghiệm chuyên môn và kiến thức thực chiến đa dang mặt hàng, hoặc doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ xác định mã HS Code của TACA tại: Dịch vụ đánh giá và đề xuất mã HS Code

+ Kiểm tra tiêu chí xuất xứ của hàng hóa trên CO: Kiểm tra cách ghi tiêu chí xuất xứ của hàng hóa trên CO được quy định tại các Quy tắc xuất xứ thực hiện Hiệp định thương mại tự do Việt – Lào do Bộ Công Thương ban hành và phần hướng dẫn ở mặt sau CO.

Thủ tục giúp doanh nghiệp xin cấp CO form S nhanh chóng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp CO form S

Đối với chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu S, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại chứng từ sau:

• Đơn đề nghị cấp CO form S đã được kê khai thông tin hoàn chỉnh.
• CO form S đã được kê khai các thông tin hoàn chỉnh và đúng quy định.
• Bản sao công chứng tờ khai hải quan đã hoàn thành mọi thủ tục hải quan hoặc chứng từ tương đương.
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
• Vận tải đơn – Bill of lading – Airway bill hoặc bản sao công chứng chứng từ vận tải tương đương.
• Bảng tính toán chi tiết hàm lượng khu vực hoặc bảng kê khai mã HS các nguyên liệu đầu vào và HS sản phẩm đầu ra hoặc bảng kê khai tiêu chí xuất xứ hàng hóa thuần túy “WO”.
• Hóa đơn mua nguyên liệu, hàng hóa hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu các nguyên liệu, phụ tùng dùng trong sản xuất hàng hóa (nếu đơn vị sản xuất phải nhập khẩu nguyên liệu).
• Quy trình sản xuất hàng hóa cụ thể.
• Các loại giấy tờ khác. Tổ chức cấp CO có thể yêu cầu người xin CO form S cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu như: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng…để chứng minh xuất xứ hàng hóa.

Với các doanh nghiệp xin cấp chứng nhận xuất xứ – CO form S, mọi chứng từ đều phải do thương nhân ký tên điện tử và gửi tự động đến Tổ chức cấp CO. Các tổ chức này sẽ căn cứ vào hồ sơ bạn cung cấp để kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, chính xác doanh nghiệp bạn sẽ được cấp một bộ hồ sơ giấy đầy đủ.

Doanh nghiệp nên tuân thủ quy trình sau:

Quy trình thông thường khi một doanh nghiệp xin cấp chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form S sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp xuất khẩu xin đề nghị cấp chứng nhận xuất xứ sẽ đăng ký hồ sơ thương nhân lần đầu tại hệ thống ecosys.gov.vn và gửi cho Tổ chức cấp CO xét duyệt. Sau khi tài khoản được xét duyệt, doanh nghiệp sẽ gửi đơn đề nghị cấp CO điện tử hoặc gửi trực tiếp hồ sơ giấy cho phòng nhận hồ sơ CO của Tổ chức cấp chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Bước 2: Tiếp đến, doanh nghiệp sẽ phải gửi file đính kèm hồ sơ đề nghị cấp CO form S cho Tổ chức cấp CO. Doanh nghiệp có thể nộp thông qua 3 cách là:

• Gửi hồ sơ trực tuyến tại địa chỉ ecosys.gov.vn
• Gửi bưu điện
• Nộp hồ sơ giấy tại trụ sở Tổ chức cấp CO (nơi bạn đã đăng ký hồ sơ doanh nghiệp)

Bước 3: Tổ chức cấp CO sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Tùy vào tình trạng của từng hồ sơ, mà Tổ chức cấp CO sẽ thông báo cho doanh nghiệp với một trong số nội dung sau:

• Chấp nhận CO và thông báo cụ thể thời gian thương nhân sẽ nhận được CO.
• Đề nghị bổ sung chứng từ (nếu còn thiếu)
• Đề nghị kiểm tra lại thông tin chứng từ (kèm theo văn bản ghi rõ nêu cụ thể nội dung cần kiểm tra làm căn cứ cho việc đề nghị).
• Từ chối cấp CO (trường hợp được quy định cụ thể tại Nghị định số 31/2018/NĐ-CP).
• Tổ chức cấp CO đề nghị kiểm tra cơ sở sản xuất của thương nhân.

Bước 4: Cán bộ cấp CO sẽ kiểm tra lại các thông tin, nhập dữ liệu vào hệ thống và trình người có thẩm quyền cấp và ký cấp CO.

Bước 5: Người có thẩm quyền của Tổ chức cấp CO sẽ ký cấp CO.

Bước 6: Sau khi cấp CO cán bộ Tổ chức cấp CO sẽ đóng dấu, vào sổ và giữ lại một bản để lưu sổ và bản còn lại sẽ cấp cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp check kỹ nội dung CO form S

Sau khi nhận được giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form S, chủ doanh nghiệp/chủ bộ phận xuất nhập khẩu có thể check trước các thông tin trên chứng nhận xuất xứ hàng hóa trước khi phê duyệt/ tiến hành giai đoạn theo nhằm đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Dưới đây là bảng mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO form S:

Mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hóa Việt Nam – Lào (CO form S)

Trước hết ở góc phải phía trên Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu này phải có những thông tin tham chiếu quan trọng:

• Số CO (Reference Number)
• Cụm từ tiếng Anh trong đó có dòng “FORM S”
• Tên nước phát hành

Tiếp đó là 13 ô nội dung…

Ô số 1: Thông tin nhà xuất khẩu: tên công ty, địa chỉ, tên quốc gia (vd: Vietnam). Thường là người bán hàng trên Invoice, trừ trường hợp hóa đơn bên thứ 3 (thì trên ô này là tên công ty sản xuất).

Ô số 2: Thông tin doanh nghiệp nhận hàng, địa chỉ, tên nước. (nhà nhập khẩu)

Ô số 3: Tên phương tiện vận tải và tuyến đường. Có 4 nội dung chính

• Ngày khởi hành: là ngày tàu chạy trên vận đơn
• Tên tàu + số chuyến, hoặc tên tàu bay (thực ra trong quy định không đề cập đến số chuyến, nhưng thực tế thì các CO đều thấy có kèm theo số chuyến sau tên tàu)
• Tên cảng dỡ hàng
• Tuyến đường và phương thức vận chuyển.

Ô số 4: cơ quan Hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu √ vào ô thích hợp. >> doanh nghiệp không cần quan tâm nhiều đến ô này

Ô số 5: số thứ tự các mặt hàng (nhiều mặt hàng ghi trên 1 CO, mỗi mặt hàng có một số thứ tự riêng).

Ô số 6: ký hiệu và số hiệu của kiện hàng.

Ô số 7: số lượng kiện hàng, loại kiện hàng, mô tả hàng hóa (bao gồm mã HS của nước nhập khẩu ở cấp 6 số và tên thương hiệu hàng (nếu có)).

Ô số 8: Tiêu chí xuất xứ.

Tiêu chí xuất xứ form S khá quan trọng, vì có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ này. Nó cho biết tỉ lệ bao nhiêu phần trăm giá trị hàng hóa được sản xuất tại nước cấp CO.

Một số trường hợp hay gặp:

• “WO” = Wholy Owned: xuất xứ thuần túy, nghĩa là 100%
• Số % cụ thể, chẳng hạn 90%, nghĩa là 90% hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam.

Lưu ý: giá trị hàm lượng xuất xứ dưới 40% thì coi như không có xuất xứ.

Ô số 9: Trọng lượng toàn bộ (hoặc lượng khác) và giá trị FOB. Ô này ý nghĩa tương đối rõ ràng. Chỉ lưu ý giá trị trong ô này là FOB, do đó nếu trên hóa đơn ghi giá trị theo điều kiện khác, chẳng hạn Ex Work, CIF… thì không được lấy ngay vào ô số 9 này, mà phải điều chỉnh cộng trừ chi phí để xác định đúng giá trị FOB rồi mới ghi vào ô này. Nhiều CO vẫn giữ nguyên giá CIF hoặc ExW đưa vào ô này, và bị trục trặc khi làm thủ tục nhập khẩu.

Ô số 10: Số và ngày Invoice, chính là số liệu lấy từ Invoice, lưu ý kiểm tra kỹ lưỡng, tránh sai sót, nhầm lẫn.

Ô số 11:

– Dòng thứ nhất ghi tên nước xuất khẩu.

– Dòng thứ hai ghi tên nước nhập khẩu.

– Dòng thứ ba ghi địa điểm, ngày tháng năm đề nghị cấp C/O, họ tên, chữ ký của người ký đơn đề nghị cấp C/O và tên công ty đề nghị cấp C/O.

>> Lưu ý: Mặc dù nội dung trong ô này ít khi bị sai, nhưng cũng không phải là không thể.

Ô số 12:

Dành cho cán bộ Tổ chức cấp CO ghi: địa điểm, ngày tháng năm cấp CO, chữ ký của cán bộ cấp CO, con dấu của Tổ chức cấp CO.

Trường hợp cấp CO bản sao chứng thực của CO gốc, dòng chữ “CERTIFIED TRUE COPY” và ngày cấp bản sao này được đánh máy hoặc đóng dấu lên Ô số 12 của CO theo quy định tại Điều 11 của Phụ lục III.

Ô số 13: Một số lựa chọn, tick vào ô tương ứng nếu thuộc trường hợp đó

• Issued Retroactively: Trường hợp CO được cấp sau quá 3 ngày tính từ ngày tàu chạy
• Exhibition: Trường hợp hàng tham gia triển lãm, và được bán sau khi triển lãm.
• Movement Certificate: Trường hợp hàng được cấp C/O giáp lưng
• Third Party Invoicing: Trường hợp hóa đơn phát hành tại Bên thứ ba (chi tiết trong phần tiếp)

Dưới đây là bảng các mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO phổ biến, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt các thông tin để mở rộng thị trường xuất nhập khẩu trong dài hạn:

Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu đảm báo tính hợp lệ của CO form S